INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”), informiamo che i dati saranno trattati con le modalità e per le finalità seguenti:

1- OGGETTO DEL TRATTAMENTO

Il Titolare tratta i dati personali comuni (ad esempio, nome, cognome, ragione sociale/dati fiscali, indirizzo, telefono, e-mail, immagine, voce, dati relativi alla professione/posizione lavorativa, età/data di nascita) – in seguito “dati” nell’ambito dello svolgimento della propria attività e dell’efficace gestione ed erogazione dei servizi ad essa connessi.

Per l’erogazione di alcuni specifici servizi (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: prenotazioni alberghiere, rimborsi) può essere necessaria l’acquisizione di altri dati personali (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: dati carta di credito, coordinate bancarie).

Può inoltre in alcuni casi essere necessaria l’acquisizione ed il trattamento di “dati particolari” rientranti nell’elenco di cui all’art. 9 n.1) (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: dati idonei a individuare convinzioni religiose o filosofiche e dati relativi alla salute); in tali casi è richiesto all’interessato di prestare il proprio consenso esplicito per le finalità specifiche relative ai servizi da erogare.

2- FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

Le finalità del trattamento dei dati sono:

  1. la corretta ed efficiente gestione del rapporto intercorrente con il Titolare (come ad esempio l’organizzazione di eventi, l’esecuzione delle relative attività nelle fasi pre-durante-post, l’esecuzione di servizi linguistici);
  2. solo per i dati personali comuni: l’invio di materiale informativo o promozionale relativo a successivi eventi nella cui organizzazione sia coinvolto il Titolare, ovvero relativo ad eventi di Organizzatori terzi (le comunicazioni verranno inviate dalla scrivente e potranno essere effettuate attraverso canali tradizionali e/o informatici)
  3. solo per i dati personali comuni: l’eventuale diffusione (ad esempio tramite pubblicazione su programma o sito web relativo all’evento del Titolare e/o del suo committente) e/o inserimento su materiali promozionali del Titolare e/o del suo committente (ad esempio tramite pubblicazione di immagini fotografiche o videoriprese)
  4. il regolare assolvimento di obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali, di obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative nazionali e/o comunitarie o di obblighi determinati da un ordine dell’Autorità (ad es. in materia di antiriciclaggio);
  5. la salvaguardia dell’esercizio dei diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio.

Le finalità del trattamento dei dati particolari sono: assicurare all’interessato la massima efficienza nell’erogazione dei servizi richiesti nel rispetto delle sue specifiche esigenze (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: menu personalizzati, assistenza in aeroporto).

3- BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento soddisfa il principio di liceità in quanto ricorre almeno una delle seguenti condizioni:

  1. l’interessato ha espresso il consenso al trattamento per una o più specifiche finalità;
  2. il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso;
  3. il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare.

4- MODALITA’ E DURATA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n.2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione, sia con l’utilizzo di supporti cartacei che informatici, elettronici e/o automatizzati.

 

Il trattamento avverrà secondo i principi di liceità e correttezza in modo da tutelare la riservatezza dell’interessato, nei modi e tempi necessari ad adempiere alle finalità di cui sopra, comunque per la durata delle prescrizioni di legge e fino a 20 anni per memoria storica.

 

Per il trattamento di cui al punto 2 lettere b) e c) della presente Informativa è richiesto all’interessato di prestare il proprio consenso esplicito.

 5- ACCESSO E COMUNICAZIONE

I dati, i dati personali di particolare natura ed i dati particolari potranno, per gli aspetti che possono riguardarli e secondo le modalità previste dalla legge:

  1. essere noti a dipendenti, collaboratori e consulenti del Titolare, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema;
  2. essere messi a disposizione del personale che lavora, collabora o che dovesse sostituire il Titolare;
  3. essere comunicati a soggetti terzi che a vario titolo concorrano allo svolgimento dell’attività del Titolare (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: linee aeree, strutture ricettive, operatori della ristorazione, noleggi con conducente, provider ed organi operanti nell’ambito della formazione professionale continua – ad es. ECM, responsabili scientifici, committenti e/o partner organizzativi, sponsor, enti patrocinatori).

 6- TRASFERIMENTO

I dati, i dati personali di particolare natura e i dati particolari sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche in territorio extra-UE. In tal caso il Titolare assicura che il trasferimento extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

 7- NATURA DEL CONFERIMENTO E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO DI RISPONDERE

Il conferimento dei dati richiesti è necessario per il corretto svolgimento dell’attività propria del Titolare e per l’efficace gestione ed erogazione dei servizi ad essa connessi.

In caso di mancato conferimento dei dati richiesti, il Titolare potrebbe essere impossibilitato a perfezionare, in tutto o in parte, le procedure volte all’erogazione dei servizi connessi alla propria attività.

 8- DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato ha diritto di ottenere dal Titolare la conferma che sia in corso o meno un trattamento di dati, di dati personali di particolare natura e/o di dati particolari che lo riguardano e, in tal caso, ha diritto di ottenere l’accesso, la rettifica, la cancellazione degli stessi, ovvero la limitazione del trattamento; ha diritto di opporsi al trattamento e al processo decisionale automatizzato; ha inoltre diritto alla portabilità e/o alla revoca del consenso in qualsiasi momento; ha diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo.

 9- MODALITA’ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI

L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i propri diritti direttamente e gratuitamente inviando una richiesta scritta a

KEY CONGRESSI SRL Piazza della Borsa 7 34121 Trieste TS (Italia)

anche a mezzo email alla casella PEC keycongressitrieste@legalmail.it

indicando nell’oggetto “ESERCIZIO DEL DIRITTO IN MATERIA DI DATI PERSONALI” e

specificando nome, cognome, richiesta e indirizzo a fini di notifica; per evitare fraintendimenti sull’identità della persona fisica che richiede l’esercizio dei prori diritti il Titolare si riserva facoltà di chiedere copia del documento di identità del richiedente qualora sia necessario

 

L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali – www.garanteprivacy.it.

 10- TITOLARE

Titolare del trattamento è

KEY CONGRESSI SRL con sede legale Piazza della Borsa 7 34121 Trieste TS (Italia)

tel. 040 362727 / 040 660352 fax 040 660353 email info@keycongressi.it

PEC keycongressitrieste@legalmail.it